Die meisten von uns kennen es: Schon wieder kommt eine Einladung für ein Meeting, das wahrscheinlich genauso unorganisiert und sinnlos sein wird, wie die letzten zehn Meetings, in die wir uns geschleppt haben. Warum können wir nicht einfach unserer Arbeit nachgehen, anstatt uns in schlecht klimatisierten, düsteren Meetingräumen zu langweilen? 

Oder vielleicht kennen wir auch die andere Seite: Es gibt ein wichtiges Thema, das uns am Herzen liegt, und wir möchten den Stakeholdern unsere innovative Idee präsentieren , Feedback der Kollegen einholen oder lebhafte Diskussionen führen. Stattdessen Schweigen und gelangweilte Gesichter. 

Die gute Nachricht: Ihr Meeting muss nicht so sein. Wir haben für Sie sieben Tipps zusammengestellt, mit denen Ihr Meeting für alle Beteiligten zum Erfolg wird.

1. Wahl des Raumes 

Egal ob Besprechung mit einer Handvoll Kollegen oder All-Hands-Meeting mit der ganzen Abteilung – die Rolle des passenden Raumes wird bei der Planung häufig unterschätzt. Es geht hier nicht nur darum, möglichst viele Leute in einem Raum unterzubringen – der Konferenzraum sollte auch auf den Ablauf und die Ziele abgestimmt sein. Werden Sie viel präsentieren oder planen Sie einen interaktiven Workshop? 

Mieten Sie in unserem Tagungshotel Olymp Munich einfach einen Konferenzraum, der ganz auf Ihre Bedürfnisse und auf den Stil Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Sie sind ein junges Startup und möchten einen Kreativ-Workshop mit Ihren Mitarbeitern abhalten, Ihnen fehlen aber die geeigneten Räumlichkeiten? Mieten Sie unseren Seminarraum IdeenReich, in dem bis zu 15 Teilnehmer Platz finden. In diesem individuell und modern ausgestatteten Raum werden die Teilnehmer sich sofort wohlfühlen und die kreativen Ideen werden nur so sprudeln! 

2. Optimale Terminplanung

Sie möchten, dass alle geladenen Teilnehmer an Ihrem Meeting teilnehmen und sich bestmöglich einbringen? Für ein effizientes Meeting ist der richtige Zeitpunkt fast so wichtig wie der richtige Ort. Sind Ihre Kollegen gerade in ein großes, wichtiges Projekt eingebunden, das unbedingt fertig werden muss? Oder gibt es andere wichtige Termine und Veranstaltungen, die mit Ihrem Termin kollidieren könnten? Fragen Sie sich auch, ob es wirklich notwendig ist, das Meeting am Montagmorgen oder Freitagnachmittag abzuhalten.

Wenn Ihre Teilnehmer von verschiedenen Standorten aus anreisen, planen Sie genügend Zeit für die Anreise an und gönnen Sie von Außerhalb angereisten Kollegen eine Verschnaufpause, bevor Sie Ihr Programm beginnen. Unser Tagungshotel in der Nähe des Flughafen München ist der optimale Ort für Tagungen mit Teilnehmern aus ganz Deutschland oder der ganzen Welt. Es ist nicht nur günstig gelegen und so für alle gut erreichbar, unser 4-Sterne-Hotel bietet Ihnen dazu auch Tagungspauschalen. Sie können also Ihre Gäste bequem am Abend zuvor in unserem Hotel unterbringen, damit diese gut ausgeschlafen und frisch gestärkt zu Ihrer Tagung antreten können.

3. Planung des Ablaufs & der Ziele

Wie in so vielen Bereichen ist auch bei einem Meeting eine gründliche Vorbereitung das A und O. Überlegen Sie sich vorher, wer bei Ihrem Termin dabei sein soll und warum. Oftmals ist es nicht die effizienteste Art und Weise, alle Kollegen einzuladen, so dass sich niemand um Tagesgeschäft oder wichtige Projekte kümmern kann. Wählen Sie gezielt Ihre Teilnehmer aus, damit alle davon profitieren. 

Seien Sie sich außerdem über den Ablauf und Ihre Ziele im Klaren. Beim Buchen eines Seminarraumes im Hotel Olymp Munich können Sie uns einfach die gewünschte Sitzanordnung mitteilen, die am besten zu Ihrer Veranstaltung passt. 

Unser Raum Poseidon ist beispielsweise für eine große, klassische Tagung geeignet, während wir Ihnen auch kleinere Räume für intimere Besprechungen anbieten.

Mit einem Ziel vor Augen und einer Tagesordnung, deren Punkte Sie dem Erreichen dieses Zieles schrittweise näherbringen, haben Sie schon die größte Hürde gemeistert.

4. Einladung der Teilnehmer

Damit Ihre Teilnehmer bereit dazu sind, Ihnen Ihre Zeit zu schenken, ist es wichtig, in der Einladung kurz und knapp zu erklären, was Thema und Ablauf des Meetings sind. Ihre Gäste können sich so vorbereiten und ihr Meeting wird produktiver, wenn die Teilnehmer sich bereits vorher Fragen überlegen können.

Wenn Ihr Meeting außerhalb Ihres Büros stattfindet, achten Sie darauf, einen zentralen Ort zu wählen, und den Anfahrtsweg in der Einladung anzugeben. Unser Hotel Olymp Munich liegt im Norden Münchens in der Nähe des Flughafens und ist so für alle gut erreichbar.

5. Planung & Vorbereitung der Hilfsmittel

Egal ob Präsentation oder Workshop, die richtigen Medien und Hilfsmittel spielen oft eine große Rolle dabei, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen und zu halten. Unsere Räume im Tagungshotel Olymp Munich bieten leistungstarke Technik wie neueste Beamer und stabiles, schnelles W-Lan. Dazu stellen wir Ihnen Medien wie Flipcharts und Whiteboards sowie Moderationsmaterial zur Verfügung. Sie brauchen sich also um nichts zu kümmern.

Werden Sie durch die Tagung führen oder gibt es einen Moderator? Es ist wichtig, dass Sie sich vorher mit den Räumlichkeiten sowie der Technik in dem Seminarraum, den Sie mieten, vertraut machen, um diese später optimal und ohne Pannen nutzen, und Ihre wertvolle Zeit den wichtigen Dingen widmen können. Unsere freundlichen Mitarbeiter im Hotel Olymp Munich führen Sie gern durch die Räume, erklären Ihnen alles, was wichtig ist, und stehen Ihnen auch während Ihres Meetings für Fragen und Wünsche zur Verfügung.

6. Snacks und Erfrischungen

So eine Tagung kann sich über einen ganzen Tag erstrecken und das Wohlbefinden sowie die Aufmerksamkeit, Motivation und Produktivität Ihrer Teilnehmer wird noch besser sein, wenn ausreichend für das leibliche Wohl gesorgt ist. Wir stellen Ihnen bei Ihrer Veranstaltung ausreichend Kaffee und Tee bereit und servieren Ihnen in den Kaffepausen süße sowie herzhafte Snacks. Auch für die Mittagspause ist gesorgt: Wir bieten Ihnen und Ihren Teilnehmern ein köstliches Business-Lunch an, dass sich perfekt in Ihre Tagesplanung einfügt.

So können Sie gut gestärkt den nächsten Programmpunkt angehen.

7. Nachbereitung

Das Meeting ist beendet und sie haben das Gefühl, dass der Tag für alle eine Bereicherung war? Jetzt ist es Zeit für die Nachbereitung. Fassen Sie die wichtigsten Punkte in einer E-Mail an alle Teilnehmer zusammen. Beantworten Sie hier auch offene Fragen. Senden Sie den Teilnehmern Schulungsunterlagen  oder machen Sie Fotos von Ihrer Brainstorming-Session am Flipchart und leiten Sie diese weiter. Der perfekte Ausklang für so einen produktiven Tag ist ein Abendessen in unserem gemütlichen Restaurant. Hier können Sie im Anschluss ein köstliches 3-Gänge-Menü genießen und einen unserer raffinierten Cocktails an der Bar kosten. So können Sie den Tag gemeinsam mit Ihren Gästen auf ganz ungezwungene Art Revue passieren lassen. 

Sie sehen also: Es ist ganz einfach, Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Wir freuen uns darauf, Sie und Ihre Gäste bald im Hotel Olymp Munich zu Ihrem nächsten Meeting begrüßen zu dürfen!